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[其他] 全宗内档案分类

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发表于 2014-5-4 18:59:33 | 显示全部楼层 |阅读模式

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按照档案的来源、时间、内容和形式上的异同,将全宗内的档案分成若干层次和类别,构成有机体系的一项工作。包括选择分类方法、制订分类方案和档案文件归类,以便确定立卷、编目和案卷排列上架的具体方法。分类的质量在很大程度上取决于分类方法的采用是否合理。分类方法很多,可归纳为4种类型:
按文件的产生 时间分类 ,有 2种:①年度分类法;②时期分类法,即把文件按照立档单位在发展变化过程中形成的不同时期(或阶段)分类,而在较长的阶段内又可按年度分类整理。
按文件来源分类,有3种:①组织机构分类法;②作者分类法,即按文件的作者(机关或个人)分类;③通讯者分类法,即按与立档单位有来往通讯关系的机关或个人分类(收文按作者,发文存本和原稿按收文者)。
按文件的内容分类,主要有2种:①问题分类法;②地理分类法,即按文件内容涉及的地区分类。
按文件的形式分类,主要有2种:①文件种类(名称)分类法,如帐册、凭证、报表等;②文件载体分类法,如影片、照片、录音带等。
以上诸分类法中使用较多的是年度分类法、组织机构分类法和问题分类法,而单纯采用其中一种的比较少,大多是结合使用。通常由年度同组织机构或问题分层联合,构成如下 4种复式分类法:①年度-组织机构分类法,即首先把全宗内档案按年度分开,然后在每个年度下面再分组织机构。这种方法适用于立档单位内部机构经常变化但不复杂的全宗,现行机关的档案采用较适宜。②组织机构-年度分类法,即首先把全宗内档案按组织机构分开,然后在组织机构下面再分年度。这种方法适用于立档单位内部机构多年稳定或调整不大的全宗,一般多用于撤销机关的档案。③ 年度-问题分类法,即首先把全宗内档案按年度分开,然后在每个年度下面再分问题。这种方法适用于立档单位内部机构变化复杂,或由于机构间分工不明确、文书工作不正规等原因而难以区分文件所属机构,以及没有内部机构或内部机构简单的全宗。④ 问题-年度分类法,即首先把全宗内档案按问题分开,然后在每个问题下面再分年度。这种方法多适用于撤销机关档案和历史档案。

——《中国大百科全书》 本词条作者:陈智为
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